Urlaubsverwaltung im Unternehmen: ein effektiver Plan für weniger Fehlzeiten

Fehlzeiten im Unternehmen haben verschiedene Ursachen. Neben Krankheitstagen hat eine smarte Planung von Urlaubszeiten wesentlichen Einfluss auf die Fehlzeitenquote. Zudem können Weiterbildungen und fehlerhaft verbuchte Homeoffice-Zeiten zu gestiegenen Abwesenheiten führen. Erfahren Sie folgend, welche Arten von Fehlzeiten es gibt, wie sie sich quantifizieren und durch eine effektive Urlaubsverwaltung reduzieren lassen.

Urlaubsverwaltung im Unternehmen: ein effektiver Plan für weniger Fehlzeiten

Fehlzeiten im Unternehmen haben verschiedene Ursachen. Neben Krankheitstagen hat eine smarte Planung von Urlaubszeiten wesentlichen Einfluss auf die Fehlzeitenquote. Zudem können Weiterbildungen und fehlerhaft verbuchte Homeoffice-Zeiten zu gestiegenen Abwesenheiten führen. Erfahren Sie folgend, welche Arten von Fehlzeiten es gibt, wie sie sich quantifizieren und durch eine effektive Urlaubsverwaltung reduzieren lassen.

Entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten – Ursachen von Abwesenheit

Fehlzeiten entstehen, wenn Mitarbeiter sich während der regulären Arbeitszeit nicht an ihrem Arbeitsplatz aufhalten. Diese Abwesenheit kann verschiedene Ursachen haben. Je nach Grund handelt es sich dabei um ein geplantes oder ungeplantes, um ein entschuldigtes oder unentschuldigtes Fernbleiben.

Da eine hohe Fehlzeitenquote sich nachteilig auf die Effizienz, Produktivität und Rentabilität von Unternehmen auswirkt, sind Personalabteilungen um die Erfassung sowie Auswertung von Fehlzeiten bemüht.

Welche Arten von Fehlzeiten gibt es?

Fehlzeiten können durch unterschiedliche Ursachen zustande kommen und gehen mit verschiedenen Folgen für das Unternehmen sowie die Belegschaft einher.

• Beim Urlaub handelt es sich um eine geplante, begründete Abwesenheit, die sich bei rechtzeitiger Planung nicht negativ auf die Geschäftstätigkeit auswirkt.
• Sonderurlaub können Arbeitnehmer zu besonderen Anlässen wie Hochzeiten, Todesfälle, Geburten oder Umzug beantragen. Manche Arbeitgeber gewähren auch zusätzliche Urlaubstage, wenn ein Kind erkrankt ist.
• Krankheitsbedingte Abwesenheiten sind ungeplant, aber begründet. Voraussetzung ist das Vorliegen einer Krankmeldung oder eines ärztlichen Attests über die Arbeitsunfähigkeit.
• Unentschuldigte Fehlzeiten sind weder angekündigt noch begründet. Sie können arbeitsrechtliche Folgen wie eine Abmahnung oder Kündigung haben.
• Abwesenheiten durch Weiterbildungen sind planbar und begründet. Zwar muss der Arbeitgeber vorübergehend auf Arbeitskraft verzichten, jedoch mit langfristig positiven Auswirkungen auf die Arbeitsleistung.
• Remote-Arbeit stellt keine klassische Fehlzeit dar, kann aber bei unzureichender Dokumentation zu einer höheren Abwesenheitsquote führen.

Krankenstand in Deutschland: Wie viele Fehltage sind normal?

Der Krankenstand in Deutschland beläuft sich durchschnittlich auf rund 18 Tage pro Jahr. Die konkrete Zahl an Krankheitstagen weist jedoch eine breite Spannweite auf. Sie hängt von diversen Faktoren ab, etwa dem Alter, möglichen chronischen Beschwerden sowie der Art der Beschäftigung. Die höchsten Krankenstände weisen die Branchen Ver- und Entsorgung, verarbeitende Industrie sowie Verkehr und Transport auf.

Analyse: Fehlzeiten berechnen & reduzieren

Die Analyse von Fehlzeiten ist essenziell für die ganzheitliche Umsetzung der betrieblichen Urlaubsverwaltung. Nach der Berechnung von Abwesenheitstagen mit Klassifizierung der Ursachen sowie Auswertung der Rahmenbedingungen steht eine fundierte Entscheidungsgrundlage zur Verfügung, um effektive Maßnahmen zu beschließen.

Nachdem die Erfassung der Abwesenheitszeiten sowie ihre Sortierung erfolgt sind, lässt sich die Fehlzeitenquote anhand dieser einfachen Formel berechnen:

[Anzahl der Fehltage : Soll-Arbeitstage] x 100 = Fehlzeitenquote in Prozent

Fehlzeitenquote und Urlaubsverwaltung

Eine hohe Quote deutet dabei stets auf strukturelle Probleme als Ursache hin, etwa ein wenig erfüllendes Arbeitsklima, mangelhafte Gesundheitsvorsorge oder ein zu hohes Arbeitsaufkommen. Auch eine restriktive Urlaubsplanung kann zu Unzufriedenheit bei Angestellten führen. Wenn möglich, empfiehlt es sich daher, den Mitarbeitern die Urlaubsverwaltung in Eigenverantwortung zu übertragen, um beabsichtigte Fehlzeiten durch mehr Selbstbestimmung zu vermeiden. Weitere Maßnahmen können ebenfalls zu mehr Mitarbeiterbindung sowie zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen beitragen.

Fazit zu Fehlzeiten & Urlaubsplanung

Eine frühzeitige, faire Urlaubsplanung kann helfen, krankheitsbedingte Fehlzeiten von Mitarbeitern zu minimieren. Analysieren Sie zunächst die Art der Fehlzeiten, um aus den Statistiken die richtigen Schlüsse zu ziehen. Maßnahmen wie ein betriebliches Gesundheitsmanagement oder flexible Urlaubsplanung können helfen, Abwesenheiten zu verringern, was sich erheblich auf die Produktivität sowie Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen auswirkt.