Payroll-Service – was bringt die Digitalisierung der Entgeltabrechnung?

Beschäftigte gehen wie selbstverständlich davon aus, dass der Lohn oder das Gehalt pünktlich am Monatsende auf ihr Bankkonto überwiesen wird. Für das Unternehmen selbst ist die Entgeltabrechnung jedoch mit einem erheblichen Aufwand verbunden.

Müssen doch im schlimmsten Fall eine große Anzahl von Belegen in verschiedenen Formaten ausgewertet werden. Für Unternehmen mit einer komplexen Lohn- und Gehaltsabrechnungsstruktur ist eine schnelle Payroll-Software daher von großer Bedeutung.

Was wird unter Payroll genau verstanden?

Der Anglizismus “Payroll” bedeutet in der direkten Übersetzung “Gehaltsliste”. Er hat sich besonders bei Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen eingebürgert. Im Deutschen umfasst die Bezeichnung jedoch weitere Aspekte der Buchhaltung:

• Die Aufstellung aller Gehälter und Löhne inklusive der damit verbundenen Sonderzahlungen und Boni.

• Die Gesamtsumme, die eine Firma für die Begleichung der Löhne und Gehälter aufbringen muss.

• Die Abteilung, die sich mit der Lohnbuchhaltung befasst. Der weitere Kontext bezieht sich auf diese Bedeutung.

Funktionen eines Payroll-Managementsystems

Ein Payroll-Service oder ein Payroll-Managementsystem automatisiert die folgenden Funktionen innerhalb der Lohnbuchhaltung eines Betriebs:

• Die monatlichen Gehaltsabrechnungen, wobei alle Aufwendungen integriert sind

• Verwaltung der Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter inklusive Krankheits- und Urlaubstage

• Überwachung und Befolgung der gesetzlich und tariflich vorgeschriebenen Regelungen

• Instandhaltung der Mitarbeiterstammdaten

• Unterstützung der Finanzbuchhaltung

• Beratung der Mitarbeiter bei Unstimmigkeiten bezüglich der Entgeltabrechnung

• Prüfung der Lohnsteuer und Sozialversicherungen

• Erstellung von Auswertungen im Finanz- und HR-Bereich

• Verwaltung von Programmen der betriebsinternen Altersvorsorge

• Kommunikation mit Ämtern, Versicherungen und externen Steuerbüros

• Verwaltung von Reisekosten und Spesenkonten

• Die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden eingehalten

Auf diese Weise spart das Unternehmen eine aufgeblähte Lohnbuchhaltung. Die Mitarbeiter können sich den Kernaufgaben des Betriebs widmen und sich direkt an der Umsatzsteigerung beteiligen.

Wozu benötigt ein Unternehmen einen Payroll-Service?

Im Grunde genommen besteht die Arbeit in der Lohnbuchhaltung aus dem Sammeln und Auswerten von Daten. Im digitalen Zeitalter sind analoge Methoden obsolet geworden, da die Datenflut auf diese Art und Weise nicht mehr zu bewältigen ist, die Papierflut überhandnimmt und nachhaltige Prozesse behindert werden.

Dies gilt besonders für die Lohnbuchhaltung, bei der an jedem Monatsende eine komplette Datenauswertung notwendig ist. Eine Payroll-Software erledigt den Löwenanteil der anfallenden Arbeiten in Echtzeit, sofern die Daten korrekt eingepflegt werden. Im Einzelnen deckt ein Payroll-Service die folgenden Arbeitsbereiche ab.

Lohnabrechnung

Bei der Lohnabrechnung handelt es sich um den wichtigsten Teil, der mit einer Payroll-Software automatisiert wird. Der Service umfasst alle die Entgeltabrechnung betreffenden Arbeitsabläufe wie die Überwachung der Arbeitsstunden, die eigentliche Berechnung der Entgelte sowie die Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Gerade in Verbindung mit ausländischen Arbeitgebern ist das von Vorteil, zumal die gesetzlichen Regelungen nicht immer eindeutig sind.

Arbeitsvorschriften

Ein Payroll-System unterstützt die Unternehmen bei arbeitsrechtlichen Belangen. Es berücksichtigt die branchenüblichen Vorgaben und die Anforderungen, die für verschiedene Betriebsgrößen und Berufe maßgeblich sind.

Mitarbeiterservice

Für die Mitarbeiter eines Betriebs hat ein Payroll-Service den Vorteil, dass sie die Möglichkeit erhalten, alle Dokumente einzusehen, die mit ihrem Gehaltszettel in Verbindung stehen. Dadurch werden die innerbetriebliche Transparenz und Vertrauensbildung entscheidend gestärkt.

Steuern

Eine große Unterstützung bieten Payroll-Systeme bei der korrekten Berechnung der Lohn-, Gehalts- und Unternehmenssteuern. Zudem sorgen sie für die pünktliche Bezahlung derselben an die verantwortliche Steuerbehörde.

Obendrein sind weitere Dienstleistungen rund um die Steuerproblematik integriert. So füllen sie die Steuerunterlagen selbstständig aus, erinnern an Fristen und berechnen die künftige Steuerklasse des Unternehmens. Potenzielle Probleme, die mit der Besteuerung zusammenhängen, werden frühzeitig erkannt und vorbeugend vermieden. Die meisten Systeme integrieren Steuerformulare für die Mitarbeiter, prüfen diese und drucken sie rechtzeitig aus.

Dokumentation der Arbeitszeiten

Mit dem Trend zum Home-Office gewinnt die Arbeitszeitdokumentation an Bedeutung. Schließlich müssen die Arbeitszeiten sauber von der Freizeit der Mitarbeiter getrennt werden, damit eine korrekte und gesetzeskonforme Bezahlung stattfinden kann. Mithilfe sogenannter Time-Tracking-Tools können die aufgezeichneten Stunden direkt in die Lohnabrechnung einfließen.

Berichterstellung

Ein weiterer Vorteil eines Payroll-Service ist dessen turnusmäßige Berichterstattung. Er fasst die geleistete Arbeitszeit ganzer Abteilungen, einzelner Teams und der Mitarbeiter selbst zusammen und analysiert die Produktivität und weitere Arbeitsmerkmale. Auf diese Weise erkennt das Management in Echtzeit Fehlerquellen und kann sofort mit entsprechenden Maßnahmen reagieren.