Die richtige HR-Software für den Mittelstand finden: Worauf kommt es an?

Die Personalabteilung eines Unternehmens hat viele wichtige Aufgaben. Dazu zählt etwa die Suche nach neuen Mitarbeitern, aber auch das Verwalten und Organisieren der bestehenden Belegschaft. Im digitalen Zeitalter findet ein Großteil dieser Verwaltung natürlich mithilfe von Computern und der entsprechenden Software statt. Aber wie finden Firmen die richtigen Programme, und worauf sollten sie beim Kauf achten?

Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit sind relevante Faktoren

Der Verwaltungsaufwand besonders in großen Unternehmen mit vielen Angestellten fällt auch in und um Leipzig naturgemäß sehr hoch aus. Um die damit verbundenen Prozesse zu optimieren und sowohl Zeit als auch Geld zu sparen, setzen die meisten Personalabteilungen bereits auf passende Softwarelösungen. Diese speziell für die Mitarbeiterverwaltung entwickelten Programme sind von unterschiedlichen Herstellern in vielen verschiedenen Ausführungen verfügbar. Sowohl für den Mittelstand als auch für große Firmen ist die geeignete Software etwa unter https://factorialhr.de/hrsoftware vorhanden. Zuständige Personaler sollten die Wahl der HR-Software aber keinesfalls überstürzen: Es bestehen teils deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Produkten. Beachtung finden sollten zunächst die Übersichtlichkeit und die Benutzerfreundlichkeit des Programms. Im Idealfall sollten sich Nutzer dort intuitiv zurechtfinden und sich die Bedienung leicht aneignen können. Muss erst lange nach den einzelnen Punkten oder Reitern gesucht werden, lässt sich kaum eine Zeitersparnis erreichen. Auch die farbliche Gestaltung sowie die verwendeten Farben sollten so ausfallen, dass sie sich für die Augen angenehm präsentieren. Bis zu einem gewissen Maße spielen an dieser Stelle aber auch die persönlichen Vorlieben des Users eine Rolle. Es ist also durchaus sinnvoll, die Software erst einmal möglichst unverbindlich auszuprobieren. Viele Hersteller bieten aus diesem Grund Demoversionen an, die auf Wunsch kostenlos getestet werden können.

Unterschiede zwischen den Softwarelösungen vergleichen

Nicht nur bezüglich des Designs und der Nutzeroberfläche bestehen Unterschiede zwischen den einzelnen Programmen für die Personalverwaltung. Auch die Preise sowie der Umfang können spürbar variieren. Grundsätzlich gilt: Je mehr Funktionen und Features die Software hat, umso höher fallen auch die Kosten aus. Experten empfehlen daher, sich vorab zu überlegen, welche Funktionen unbedingt vorhanden sein müssen und welche vielleicht optional sind. Besonders bei großen und namenhaften Unternehmen ist es auch durchaus üblich, in Zusammenarbeit mit dem Hersteller individuelle Lösungen zu entwickeln. Diese sind dann speziell auf die Anforderungen des Auftraggebers zugeschnitten, was aber selbstverständlich auch seinen Preis hat. Ein Preisvergleich ist übrigens unbedingt anzuraten, und das nicht nur, wenn das Budget begrenzt ist. Weder das günstigste noch das teuerste Angebot muss das Beste sein. Bei Markenprodukten kann es vorkommen, dass der national oder international bekannte Name mit bezahlt wird. Stehen preisgünstigere Alternativen zur Auswahl, müssen diese nicht weniger hochwertig und leistungsfähig ausfallen. Die Personalabteilung sollte an dieser Stelle mit der Firmenleitung zusammenarbeiten und sich so über das zur Verfügung stehende Budget als auch die jeweiligen Anforderungen an die Software verständigen. Experten empfehlen, sich für eine Lösung zu entscheiden, zu der auch eine mobile App angeboten wird. Diese ermöglicht das Verwalten der Mitarbeiter und Bewerber flexibel von unterwegs, da der Zugriff auf alle Daten auch über Smartphone oder Tablet erfolgen kann. In Zukunft ist zu erwarten, dass ein mobiles Arbeiten auch in diesem Bereich immer mehr an Bedeutung gewinnen wird.