Outlook-Effizienz steigern: Tipps für besseres E-Mail-Management

Die E-Mail ist vor allem im Geschäftsleben mittlerweile das wichtigste Kommunikationsmittel. Das E-Mail-Postfach ist bei vielen Mitarbeitern täglich mit Anfragen, Angeboten und Terminen gefüllt. Hinzu kommen die meist lästigen Werbe-E-Mails von Anbietern, die mit dem eigentlichen Tagesgeschäft nichts zu tun haben. Damit der Überblick im Outlook nicht verloren geht, müssen der Posteingang und der Posteingang gemanagt werden. Hier sind einige Tipps für ein besseres E-Mail-Management.

Outlook.com ist der effektivere Nachfolger von Microsoft Hotmail

Wer im Vertrieb arbeitet oder selbstständig ist, hat täglich eine große Flut an E-Mails zu bewältigen. Durchschnittlich erreichen ein E-Mailfach täglich zwischen 30 und 40 E-Mails. Viele Nutzer, die eine Windows 11 Lizenz erworben haben, können die E-Mail Flut mit der Software Outlook bewältigen, die schon seit 2012 auf dem Markt ist. Außer zum Empfangen und Versenden von E-Mails, ist die Anwendung ideal zur Verwaltung von Terminen, Kontakten und wichtigen Aufgaben. Zusätzlich lassen sich Reminder erstellen. Da die Anwendung auf den Betriebssystemen Windows und macOS sowie in der mobilen Version als App für Android und iOS installiert werden kann, hat Outlook einen sehr hohen Beliebtheitsgrad. Outlook.com ist übrigens der Nachfolger von Microsoft Hotmail, das ab 1995 zum Einsatz kam.

Termine für Büroarbeiten im Outlook-Kalender festlegen

Organisation im Büro und strukturiertes Arbeiten ist heutzutage alles. Daher ist es gut, wenn für die täglichen Aufgaben mit dem sogenannten Zeitmanagement gearbeitet wird. Es hat sich herausgestellt, dass effektiver gearbeitet wird, wenn jeder Aufgabe im Büro ein gewisses Zeitfenster zugewiesen wird. Es lässt sich also effektiver arbeiten, wenn nicht andauernd zwischen verschiedenen Arbeitsvorgängen hin und her gewechselt wird. Im Outlook-Kalender werden dazu einfach Termine festgelegt. Mit einer festen Uhrzeit für die Ablage oder die Bearbeitung von E-Mails bekommt der Tagesablauf eine gewisse Struktur. Damit die Arbeiten störungsfrei verlaufen, können im Nachrichteneingang die Töne, Symbole oder Desktopbenachrichtigungen einfach ausgeschaltet werden.

Der E-Mail-Eingang muss strukturiert abgearbeitet werden

Wer den E-Mail-Eingang im Outlook öffnet, sieht zuerst jede Menge Nachrichten. Das Postfach enthält Nachrichten, die einfach und schnell beantwortet werden können und komplexe Mails, die vielleicht die Rücksprache mit Kollegen oder Vorgesetzten erfordern. Manches muss auch nur archiviert oder weitergeleitet werden. E-Mails sollten im Outlook daher gebündelt abgearbeitet werden. Dabei gilt:

• Unwichtiges und Spam sofort löschen

• Rechnungen und Belege archivieren

• E-Mails für andere Abteilungen umgehend weiterleiten

Damit zeitlich keine Verzögerungen entstehen wird bei der Bearbeitung des Postfachs immer mit der aktuellsten Nachricht begonnen. Für die tägliche Organisation des Postfachs lässt sich die Zusatzfunktion »Kategorisieren« optimal einsetzen.

Organisation des Posteingangs durch das Anlegen von Ordnern

E-Mails, die den Outlook-Posteingang erreichen, zählen oftmals zu verschiedenen Aufträgen oder sind für diverse Projekte bestimmt. Outlook bietet für diese E-Mails das Anlegen von verschiedenen Ordnern an. Wenn Sie Aufträge in eigens angelegten Ordnern befinden, gestaltet sich die Suche nach wichtigen E-Mails einfacher. Für eine übersichtliche Anordnung können die Ordner des Posteingangs zum Beispiel nach Kunden, Projekten oder Bearbeitungsstand systematisch angelegt werden. Das Anlegen der Ordner ist kinderleicht und erfolgt über die Schaltfläche »Neuer Ordner«. Die Ordner lassen sich individuell beschriften und sogar mit einem Passwort vor unerlaubtem Zugriff schützen.

Effizientes E-Mail- und Datenmanagement mit Excel und Outlook

Excel und Outlook bilden eine leistungsstarke Kombination für das effiziente Management von E-Mails und Daten. Mit Excel können Sie beispielsweise E-Mail-Listen erstellen und verwalten, um Kontakte zu organisieren und zu segmentieren. Durch die Verwendung von Excel-Tabellen können Sie auch Daten aus Ihren E-Mails extrahieren und analysieren, sei es für Berichte, Verfolgung von Projekten oder Überwachung von Kampagnenleistung. Outlook bietet nahtlose Integration, wodurch Sie E-Mails direkt in Excel exportieren oder wichtige Informationen aus Excel in E-Mails einfügen können. Diese Synergie zwischen Excel und Outlook ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mail-Kommunikation effektiver zu gestalten und gleichzeitig Daten zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Fazit

Outlook von Microsoft ist eine vielseitige Anwendung, die den Büroalltag erleichtert. Durch die Bereitstellung als App ist Outlook auch ideal für unterwegs.