Strukturiertes Arbeiten – für mehr Erfolg im Beruf und im Privatleben

Wer beim Stichwort „strukturiertes Arbeiten“ spontan an komplizierte Organisationsstrukturen und bürokratische Prozesse denkt, lässt möglicherweise wichtige Potenziale für seinen beruflichen Erfolg ungenutzt. Und auch im Privatleben erweist es sich als vorteilhaft, die Organisation der anfallenden Tätigkeiten nicht allein dem Zufall oder spontanen Impulsen zu überlassen. Denn wer strukturiert arbeitet, schafft oftmals mehr und erzielt dabei bessere Ergebnisse. Zugleich sinkt das Risiko, sich zu verzetteln oder zu viel Zeit mit eigentlich unwichtigen Dingen zu verbringen, während Wichtiges aufgeschoben wird oder gar gänzlich unerledigt bleibt. Das Gute daran: Strukturiertes Arbeiten ist keine aufwendig zu erlernende Geheimwissenschaft. Schon die Beachtung einiger zentraler Tipps kann zu bemerkenswerten positiven Veränderungen führen.

Notieren, visualisieren – und nicht allein auf das Gedächtnis verlassen

Eine der wichtigsten Grundregeln für strukturiertes Arbeiten lautet, alle anstehenden Aufgaben schriftlich festzuhalten. Wer sich allein auf sein Gedächtnis verlässt, riskiert Wichtiges zu vergessen, vor allem wenn es einmal etwas hektischer zugeht. Bei komplexeren Aufgaben und Prozessen empfiehlt es sich, diese auch in geeigneter Form zu visualisieren. Mit entsprechenden Tools lässt sich beispielsweise in wenigen Minuten ein Baumdiagramm online erstellen oder ein insbesondere im Rahmen des Projektmanagements relevanter kritischer Pfad ermitteln. Wenngleich sorgfältige Planung und strukturiertes Vorgehen bei komplexen Projekten besonders wichtig sind, sollte auch bei scheinbar einfachen Aufgaben nicht einfach drauflos gearbeitet werden. Hier kommt es vor allem auf die richtige Prioritätensetzung an. Davor scheuen manche Menschen innerlich zurück, denn ein Thema zu priorisieren bedeutet ja immer auch, andere Themen als weniger wichtig anzusehen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass es erhebliche negative Folgen haben kann, alle Aufgaben gleich zu gewichten oder einfach in der Reihenfolge, in der sie „aufgetaucht“ sind, abzuarbeiten.

Eine zentrale Frage: Wichtig oder dringlich?

Von besonderer Bedeutung ist in diesem Zusammenhang, zwischen wichtigen und dringlichen Aufgaben zu unterscheiden. Hierzu wird gern auf die sogenannte Eisenhower-Methode verwiesen. Ihr Namensgeber, der erfolgreiche amerikanische General und spätere US-Präsident Dwight D. Eisenhower, hat diese Methode zwar weder wirklich erfunden noch gibt es Belege dafür, dass er sie nutzte, doch stellt dies ihren praktischen Wert keineswegs infrage. Ihr Hauptvorteil besteht in der einfachen Anwendung. Alle Punkte einer To-do-Liste sind dabei matrixartig nach den Kriterien wichtig und unwichtig beziehungsweise dringend und nicht dringend zu ordnen. Wichtige und dringende Dinge sollten sofort selbst erledigt werden. Dringende, aber weniger wichtige Dinge sind möglichst an andere Personen zu delegieren, während wichtige, aber nicht dringende Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigt werden. Ist etwas weder wichtig noch dringend, sollten dafür auch keine eigenen oder fremden Ressourcen verschwendet werden. Diese Dinge bleiben also unbearbeitet, was in diesem Fall jedoch keine negativen Folgen hat. Besonders deutlich wird die Notwendigkeit einer solchen Vorgehensweise zum Beispiel in der Katastrophen- und Notfallmedizin, wo es besonders fatale Auswirkungen hätte, die Patientinnen und Patienten in der Reihenfolge zu behandeln, in der sie eintreffen oder aufgefunden werden. Vielmehr muss im Rahmen eines als Triage bezeichneten Verfahrens entschieden werden, wer aufgrund akuter Lebensgefahr sofort zu behandeln ist und wer – möglicherweise auch trotz beträchtlicher Beschwerden – ohne unvertretbares Risiko später versorgt werden kann. So dramatische Entscheidungen sind im Alltag zwar glücklicherweise selten zu treffen, aber planvolles und strukturiertes Arbeiten trägt zweifellos auch dazu bei, Stress zu reduzieren, den Arbeitstag entspannter zu gestalten und bestenfalls mehr freie Zeit für andere Dinge  zu haben.